Er du vår nye fagansvarlige i funksjonen dokumentasjonsforvaltning og arkiv?

NSMs oppdrag er blant annet å bidra til å motvirke at samfunnet rammes av spionasje, sabotasje og terror. Et viktig virkemiddel for å oppnå dette er klarering av personer og virksomheter med tilgang til sensitiv informasjon, skjermingsverdige objekter eller infrastruktur.

Enhet for kilder og dokumentasjonsforvaltning er en av to enheter i seksjon for klareringer. Seksjonen er plassert i avdeling for beskyttelse av grunnleggende nasjonale funksjoner. Avdelingen har ansvar for flere fagområder, herunder sikkerhetsstyring, personellsikkerhet, objektsikkerhet, fysisk sikkerhet, dokumentsikkerhet, industrisikkerhet og kontroll av luftbårne sensorer. Seksjonen har ansvaret for saksbehandling av personellsikkerhetsklareringer og leverandørklareringer, der sikkerhetsloven stiller krav til dette. Seksjonen er klagemyndighet i saker fra de øvrige klareringsmyndighetene, og er klareringsmyndighet for eget personell. I tillegg har seksjonen et nasjonalt ansvar for innhenting av personkontrollinformasjon til bruk i klareringssaker og kontakt med kildene i den sammenheng. Seksjonen forvalter arkivbestemmelser knyttet til informasjon om sikkerhetsklareringer, samt det nasjonale registeret over sikkerhetsklarert personell/leverandører. Seksjonen ivaretar også brukerstøtte overfor øvrige klareringsmyndigheter ved bruk av det nasjonale saksbehandlingssystemet.

Avdelingen har også ansvar for et pågående digitaliseringsprosjekt som skal utvikle flere av dagens prosesser, blant annet klareringsprosessen og kildeinnhentingen. Prosjektet ledes fra en annen seksjon, men resultatet vil få stor betydning for enhet for kilder og dokumentasjonsforvaltning i det daglige.

Enheten har det viktige nasjonale ansvaret for innhenting av kildeinformasjon til både personellsikkerhetsklareringer og leverandørklareringer. I tillegg har enheten ansvar for den overordnede digitale dokumentasjonsforvaltningen inkludert en del saksforberedende oppgaver. Enheten har faglig ansvar for digitalt verktøy for kildeinnhenting (bestillerkompetanse), samt saksbehandlerverktøyet og den faglige integrasjonen mellom disse systemene. En særdeles viktig del av enhetens arbeid er å ivareta NSMs rolle som fagmyndighet innenfor dokumentasjonsforvaltning og arkiv innenfor fagområdene personellsikkerhet og industrisikkerhet.

Du vil ha det arkivfaglige ansvaret i seksjonen, som innbefatter et ansvar for daglig drift og utvikling av dokumentasjonsforvaltningen og arkivtjenesten innenfor fagområdene personellsikkerhet og industrisikkerhet. Stillingen blir en del av et tverrfaglig miljø innenfor dokumentasjonsforvaltningen i seksjonen. Vi ser etter deg, som utover det daglige arkivarbeidet, har evne til å se nye løsninger innenfor digital dokumentasjonsbehandling.

Sentrale arbeidsoppgaver vil være:

• Sørge for optimal dokumentasjonsforvaltning
• Delta aktivt i den daglige arkivtjenesten for personellsikkerhet, utføre journalføring og kvalitetskontroll
• Levere gode og effektive arkivtjenester
• Ivareta NSMs fagmyndighetsrolle innen fagområdet
• Bidra i pågående digitaliseringsprosjekt
• Implementering av instruks for bevaring- og kassasjon av klareringssaker og utføre kassasjon for klareringsmyndighetene
• Håndtere innsynsbegjæringer
• Holde kurs og opplæring innen faget 
• Brukerstøtte 2. linje for personellsikkerhetsarkiv 
• Vedlikeholde og oppdatere rutiner innen ansvarsområdene
• Bidra til enhetens øvrige oppgaver

Kvalifikasjoner:

• Det kreves høyere utdanning med mastergrad eller tilsvarende fra relevante fag innen informasjonsforvaltning, dokumentasjonsforvaltning eller arkiv.
• For seniorrådgiver kreves det minimum 5 års erfaring i tillegg til formalkompetansen
• Lang og relevant realkompetanse kan kompensere for manglende formalkompetanse.
• Det kreves erfaring fra dokumentasjonsforvaltning
• Det kreves kjennskap og erfaring fra digital dokumentasjons- og arkivforvaltning
• Det kreves sikkerhetsfaglig forståelse
• Det kreves god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• Det er ønskelig med erfaring og god kunnskap om lover, regler og standarder som regulerer dokumentasjonsforvaltning og arkiv i statlig virksomhet
• Det er ønskelig med erfaring med sikring av elektronisk dokumentasjon i ulike type verktøy (NOARK-systemer og fagsystemer)
• Det er ønskelig med kjennskap til Nasjonal sikkerhetsmyndighets fagområder

Personlige egenskaper:
Den vi søker er strukturert og selvgående, tar initiativ, er fleksibel og løsningsorientert. I tillegg er du god til å kommunisere, omgjengelig og lett å samarbeide med. Er du i tillegg resultatorientert med godt humør, kan du være den vi leter etter.

Personlig egnethet for stillingen og avdelingens samlede sammensetting vektlegges.

Den som ansettes må være norsk statsborger og kunne sikkerhetsklareres og autoriseres på nivå Strengt Hemmelig/CTS.

Vi kan tilby:

• Allsidig, spennende og utfordrende arbeidsoppgaver
• Et godt arbeidsmiljø og trivelige kolleger med høy kompetanse
• Muligheter for kurs og etterutdanning
• Fleksibel arbeidstid
• Pensjons- og forsikringsordninger gjennom Statens pensjonskasse
• Muligheter for trening i arbeidstiden med tilgang til treningsanlegg
• Mulighet for barnehageplass på Kolsås
• Kontorlokaler i trivelige, sentrale omgivelser rett ved Sandvika jernbanestasjon.

Stillingen er plassert som rådgiver (SKO 1434) i lønnsspenn kr 550 000-700.000,-. alternativt seniorrådgiver (SKO 1364) lønnspenn kr 600 000-750.000,-.
Det trekkes 2 % lovbestemt innskudd til Statens pensjonskasse.

Arbeidstaker må ikke inneha bistillinger, bierverv, styreverv eller andre lønnede oppdrag som kan hemme eller sinke det ordinære arbeid med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse.

Dersom søker ønsker å reservere seg fra oppføring på offentlig søkerliste, må dette begrunnes. Opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli oppført på søkerlisten. Søkeren varsles dersom ønsket om reservasjon ikke tas til følge.

Det er et sentralt personalpolitisk mål i NSM at medarbeidere skal ha en variert erfaringsbakgrunn. Mangfold i personalet (mht innvandrerbakgrunn, balansert kjønnssammensetning og alder) ses som et viktig virkemiddel for at virksomheten skal inneha den rette kompetansen.

NSM benytter elektronisk søknadsbehandling. Søkere bes derfor å sende søknaden ved å benytte linken. Vitnemål og attester tas med til et eventuelt intervju.