Workplace Manager

IST er Skandinavias ledende EdTech-selskap og har samarbeidet med skolen i over tretti år. Med smarte og verdiskapende løsninger hjelper vi elever, lærere, foreldre og skole-/barnehageledere til en lettere og mer effektiv hverdag. IST’s hovedkontor er etablert  i Växjö og øvrige kontor i Stockholm, Linköping, Oslo, Roskilde, Svendborg, Hamburg (Neritz), Berlin og Schmakalden. Selskapet har ca.  420 medarbeidere, nesten halvparten med bakgrunn innen utdanning og pedagogikk.

Nå søker vi deg som ønsker å være med å ta det neste steget sammen med oss. I en ny og skreddersydd rolle vil du sikre at alle våre arbeidsplasser og kontor holder en høy standard både når det gjelder utforming og følelse, men også fysiske aspekter av mindre slag. 

Vi som jobber i IST kaller oss TwISTers. Noe som binder oss sammen og som driver oss i vårt arbeid er at vi alle tror på vårt oppdrag – at vi skal gjøre en forskjell i samfunnet og gi alle en sjanse til å lære mer. For å kunne løse denne oppgaven på best mulig måte vil IST sikre at alle TwISTers har de beste forutsetningene for å lykkes. En måte å gjøre dette på er å se til at alle våre arbeidsplasser og kontor er steder hvor man trives og har det bra. Det er her du kommer inn i bildet.

I dag har vi ni ulike kontor, i fire forskjellige land. Vi ønsker at man som TwISTer skal føles seg trygg og inspirert uansett hvilket av disse kontorene man velger å jobbe på. Man skal kjenne seg igjen, man skal kjenne at man befinner seg i et miljø som gir inspirasjon til å lære mer. Det skal kjennes som hjemme, samtidig som man er på jobb.

Din rolle vil bestå i å sikre at våre tjenester og fasiliteter holder en høy standard, på alle våre kontor. Som støtte vil du ha med det et team av Office Coordinators plassert på våre største kontor, som alle rapporterer direkte til deg. I tillegg vil du ha med deg en rekke ”lokale øyne” på våre mindre kontor. Sammen med alle disse sikrer du at funksjonene/områdene nedenfor fungerer og leverer høy kvalitet til alle TwISTers:

• Servering / Catering / Lunsj / Frukt
• Rengjøringstjenester
• Håndverk / vaktmesterproblemer
• Styling / Innredning
• Mottakstjeneste
• Forbruksvarer og kontorrekvisita
• Leverandører angående Facility Services
• Bedriftsbiler

Du vil selvfølgelig arbeide tett med de ansatte i teamet ditt, samt de utvalgte "lokale øynene" på våre mindre kontorer. I tillegg vil det være en naturlig kobling mot et antall av Business Supports støttefunksjoner, som HR, Communication og Real Estate.  Kilden til alle våre behov er imidlertid alle våre TwISTers. Det er mot disse at dine ører og øyne skal rettes.

Gitt rollens bredde, tror vi at du er oppriktig serviceinnstilt og en god menneskekjenner, vant til å ta til deg ulike ønsker og håndtere problem med mange ulike interessenter og diskusjonspartnere. Vi liker også at du har jobbet med lignende oppgaver tidligere og derfor forstår du kompleksiteten og betydningen av å jobbe både kort- og langsiktig med disse oppgavene. Du er en ”doer” og er derfor dyktig på å få ting gjort. Du er god til å kommunisere og informere om status quo, men også om den langsiktige planen. Du er involvert i budsjettarbeidet og arbeider kontinuerlig med oppfølging.

Du har ledelseserfaring og om du kan vise til gode resultat i ledelse av mennesker på ulike steder / land, blir dette sett på som en stor fordel. Du må være flytende på engelsk både skriftlig og muntlig. En god forståelse av de skandinaviske språkene ansees også som en fordel.

Geografisk vil du ha din arbeidsplass på vårt kontor i Oslo og organisatorisk vil du tilhøre vår konsernovergripende støttefunksjon Business Support.

Rollen innebærer dermed både personal- og budsjettansvar, og du vil være en del av ledelsen i Business Support. Du vil rapportere direkte til COO / Head of Business Support (som holder til i Sverige, Stockholm), som igjen har plass i konsernledelsen. Ettersom det forventes at du ha en aktiv tilstedeværelse på alle våre kontorer, har du ikke problemer med å reise med jevnlig frekvens.

Det er viktig at du raskt forstår at IST legger stor vekt på å handle i samsvar med våre verdier, som igjen er knyttet til vår kulturelle beskrivelse og vårt lederskapsrammeverk. Vi har en unik måte å snakke om og arbeide med på disse problemene på i alle nivåer i selskapet, og du verdsette for å kunne trives godt hos oss. Vi er helt overbevist om at dette gjør arbeidet enklere og morsommere! 

Vi er veldig nysgjerrige på å vite mer om deg og hva du har gjort tidligere, men fremfor alt vil vi vite hvorfor du tror denne rollen vil passe deg både i dag og i fremtiden. På hvilken måte vil du være i stand til å hjelpe oss med å lære mer internt, og dermed leve opp til vårt løfte til alle våre kunder?

Send inn søknaden din så snart som mulig, da intervjuer (både over telefon og ansikt til ansikt) vil utføres kontinuerlig. Håper vi hører fra deg snart!