Er du et ordensmenneske med sans for administrative oppgaver?

Koser du deg som mest når du lager planer for å komme deg i mål med dine oppgaver? Motiveres du av å se at ditt arbeid leder til en bedre hverdag for dine kolleger? Til en tempofylt rolle som Executive Assistant søker vi nå deg som er et ordensmenneske med sans for administrative oppgaver. 

Om stillingen:
Til vår landsledelse søker vi nå en Executive Assistant. Du kommer primært til å assistere vår administrerende direktør, Petter Brandt, men ved behov også øvrige medlemmer av landsledelsen. Som Executive Assistant jobber du tett på ledergruppen for den norske virksomheten i Academic Work, som i dag består av administrerende direktør, operativ sjef og HR-sjef. Dine mål i rollen, er Petter sine mål. Dette innebærer at du vil være hans viktigste støttespiller for at han kan frigjøre mer tid til sine kjerneoppgaver.

Arbeidsoppgaver:
I rollen som Executive Assistant kommer du eksempelvis til å:
- Administrere, formidle og oppdatere invitasjoner, møter og avtaler i Outlook, som for eksempel til ledelsesmøter og konferanser
- Registrere og godkjenne reiseregninger for landsledelsen
- Delta på landsledelsens og kontorledelsens møter og føre protokoll og følge opp besluttede tiltak
- Godkjenne bonusunderlag for ansatte som rapporterer til landsledelsen
- Booke reiser, hoteller og restaurantbesøk
- Forberede ukentlige og månedlige møter ved å sammenstille informasjon, skape presentasjoner og liknende
- Sende ut spørreundersøkelser på vegne av landsledelsen og sammenstille funn og formidle resultater
- Skrive tekster til intranettet vårt, og til interne sosiale medie-kanaler
- Bidra i planlegging, koordinering og gjennomføring av ulike arrangementer, reiser, kick-off

Vi søker deg med følgende kvalifikasjoner og erfaringer:
- Treårig høgskolegrad, men vi er åpen for alle slags utdanninger
- Førerkort klasse B
- Fortrolig med Power Point og Excel
- Svært gode engelsk- og norskkunnskaper

Det er et pluss om du også har:
- Erfaring fra å håndtere fortrolig og sensitiv informasjon
- Jobbet administrativt tidligere, for eksempel i resepsjon eller serviceskranke, administrasjonsavdeling, eventplanlegging eller som personlig assistent

Vi kommer til å vektlegge personlige egenskaper tyngst, og leter etter deg som:
- Utstråler modenhet, stabilitet og trygghet i møtet med andre
- Er tidseffektiv, planlegger smart og er god på å prioritere mellom oppgaver
- Har mange eksempler å fortelle oss om at du selv har tatt initiativ til å gjøre eller fullføre oppgaver, og som gjerne gjør nye oppgaver før du blir bedt om det
- Er god til å finne løsninger på egen hånd først, og flink til å selv oppsøke informasjon
- Er en dyktig formidler i tale og skrift, og særlig hva gjelder skriftlig formuleringsevne – du skriver godt, tydelig – og ikke minst korrekt
- Vil trives med faste rutiner og deadlines, samtidig som du evner å ta nye oppgaver på strak arm

«Jeg har trivdes meget godt med å styre et konkret prosjekt og oppgaver fra start til slutt. Gjengen jeg jobber med er mye av grunnen til at jeg har en så fin hverdag. De er ekstremt profesjonelle, og det gir energi å være i et miljø der jeg har en stemme og kan bidra med innspill.»

Carolin Molina, nåværende Executive Assistant

Søknader vil behandles fra 24 juli. 
Til deg som vil litt mer - velkommen til oss! We reward ambition.