Rådgiver/seniorrådgiver innen administrasjon og lederstøtte

Trives du tett på toppledelse og der beslutninger tas? Liker du å holde oversikt, få ting til å henge sammen og drive saker fremover? Da trenger vi deg!

Sykehusapotekene HF søker en rådgiver/seniorrådgiver til en fast 100 % stilling innen lederstøtte, informasjonsforvaltning og administrative oppgaver. Stillingen rapporterer til administrerende direktør og er plassert i administrerende direktørs stab. Stillingen har personalansvar for én administrasjons‑ og kommunikasjonsrådgiver.

Arbeidsoppgaver

Dette er en sentral rolle med bredt ansvar. For å lykkes i rollen må du ha et blikk for helheten og trives med å kombinere utviklingsarbeid med praktisk gjennomføring. Stillingen innebærer tett samarbeid med toppledelsen og skal bidra til struktur, fremdrift og kvalitet i ledergruppens arbeid og i administrative prosesser.

Rollen har et tydelig koordinerende ansvar og fungerer som et kontaktpunkt for ulike typer henvendelser. Du vil følge opp saker på tvers, sikre god informasjonsflyt og bidra til at ledelsen har gode beslutningsgrunnlag. Samtidig har du en viktig operativ funksjon i hverdagen der du håndterer konkrete administrative oppgaver som gjør at møter, systemer og rutiner fungerer effektivt.

Arbeidshverdagen er variert, med mange parallelle oppgaver og perioder med høyt tempo. Du må være komfortabel med endring, ta initiativ og bidra aktivt til forbedring og forenkling av prosesser. Stillingen innebærer også ansvar for bruk og videreutvikling av digitale verktøy og å støtte ledere og ansatte i bruken av disse.

Med andre ord må du like varierte oppgaver som spenner fra stort til smått i hverdagen.

Arbeidsoppgaver:
-Planlegge, koordinere og gjennomføre ledergruppemøter
-Utarbeide og kvalitetssikre saksgrunnlag og møtereferater
-Følge opp beslutninger og sikre fremdrift i prosesser
-Holde oversikt over årshjul og aktiviteter og bidra i prosjekter, evalueringer og rapporteringer av ulik karakter
-Planlegge møter, arrangementer, samlinger og reiser
-Være kontaktpunkt og sikre god samhandling og informasjonsflyt
-Utvikle og forbedre administrative rutiner og arbeidsformer
-Være superbruker og pådriver for god bruk av M365 og øvrige administrative systemer
-Være ansiktet utad på hovedkontoret og legge til rette for en arbeidshverdag for alle ansatte og få ting til å flyte

Stillingen er fleksibel og gir rom for å forme egen rolle. Arbeidsoppgaver og oppgaveløsning vil kunne justeres over tid i takt med foretakets behov.

Kvalifikasjoner

Stillingen har følgende krav som må innfris for å bli vurdert som aktuell søker:

• Mastergrad tilsvarende med relevant fagbakgrunn. Likevel kan relevant erfaring med god resultatoppnåelse kunne kompensere for manglende formell utdanning
• Erfaring fra lignende roller innen administrativt arbeid og lederstøtte
• God rolleforståelse for offentlig forvaltning og styringsprosesser
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk.
• God digital kompetanse og erfaring med bruk av digitale verktøy for å forbedre prosesser

I tillegg er det ønskelig om du har:

• Erfaring med planlegging og gjennomføring av møter og arrangementer
• Erfaring med saksbehandlingssystemer i offentlig sektor, herunder arkivsystem og kvalitetssystem
• Erfaring fra personalledelse
• Kjennskap til analysearbeid og prosessledelse
• Har erfaring med å strukturere dokumentasjon og informasjon slik at det er enkelt å finne frem og bruke
  

Personlige egenskaper

Initiativrik, strukturert og gjennomføringssterk: Du jobber systematisk, tar ansvar og ser forbedringsmuligheter. Du holder oversikt i en kompleks hverdag og sørger for fremdrift og praktiske løsninger.

God rolleforståelse og høy integritet: Du er imøtekommende og serviceorientert, samtidig som du håndterer sensitiv informasjon med trygghet og profesjonalitet.

Sterke kommunikasjons- og samarbeidsevner: Du bygger tillit, kommuniserer problemstillinger på en pedagogisk måte og bidrar til god samhandling og flyt mellom mennesker med ulike faglige bakgrunner.

Fleksibel og lærevillig: Du tilpasser deg endringer, setter deg raskt inn i nye oppgaver og motiveres av å bidra til utvikling over tid.

Samhandlings- og samarbeidsorientert: Du jobber godt med andre, bygger relasjoner på tvers og bidrar til gode resultater i fellesskap.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• Konkurransedyktige betingelser, inkludert gode pensjons- og forsikrings- og låneordninger gjennom SPK
• En utfordrende rolle i et foretak med et samfunnsnyttig oppdrag og en sentral plass i spesialisthelsetjenesten
  
• Fokus på kompetanseutvikling, et godt arbeidsmiljø og store faglige utviklingsmuligheter i et tverrfaglig miljø med dyktige og hyggelige kolleger
• Mulighet til å påvirke viktige prosesser i et spennende, fremoverlent helseforetak
• Trivelige lokaler sentralt i Oslo sentrum
• Arbeidstid mandag til fredag på dagtid med fleksitid og betalt overtid og mulighet for hjemmekontor

Sykehusapotekene HF er et helseforetak som leverer legemidler og farmasøytiske tjenester til sykehusene i Helse Sør-Øst RHF. Foretaket består av om lag 1100 ansatte fordelt på 20 sykehusapotek fra Lillehammer til Kristiansand, samt hovedkontor i Oslo. I 2024 hadde vi en omsetning på om lag 5,3 milliarder NOK. Vår visjon er å gjøre sykehusenes legemiddelbruk bedre gjennom å bidra til bedre pasientsikkerhet og god sykehusøkonomi.


Vi ønsker at våre ansatte skal gjenspeile befolkningens mangfold og vi oppfordrer derfor alle som er kvalifiserte til å søke hos oss, uansett kjønn, alder, funksjonshemming, nasjonal eller etnisk bakgrunn. Det samme gjelder dersom du har hatt et lengre opphold i arbeidslivet.


Sykehusapotekene HF er pliktig til å utarbeide offentlig søkerliste. Dersom du ønsker å reservere deg mot oppføring må du søke om og begrunne dette. Du vil bli kontaktet hvis søknaden ikke blir innvilget og få mulighet til å trekke søknaden.