Er du vår nye administrasjonskoordinator?

Ønsker du en sentral rolle hvor du sikrer effektiv vareflyt, strukturert drift og smidige administrative prosesser i et internasjonalt miljø med korte beslutningsveier?

Vi søker en strukturert og operativ administrasjonskoordinator til et ettårig vikariat, med gode muligheter for forlengelse og fast ansettelse. Stillingen er i utgangspunktet 60 %, med fleksibilitet og mulighet for økt stillingsprosent. Oppstart snarest.

Hos oss vil du ha en nøkkelrolle i den daglige driften og bidra til å skape oversikt, fremdrift og kvalitet i administrative og operative prosesser. Du vil samarbeide tett med flere funksjoner i organisasjonen og være en viktig støtte for både ledelsen og kollegaer.

Dette kommer du til å gjøre:

Innkjøp, logistikk og lager

• Sikre effektiv vareflyt gjennom innkjøp av varer og utstyr.

• Koordinere logistikk og leveranser i tett samarbeid med Customer Success Manager.

• Holde varelageret oppdatert og optimalisert, med fokus på tilgjengelighet, oversikt og kontroll.

Administrasjon og rapportering

• Håndtere administrative oppgaver på tvers av funksjonsområder og bidra til god flyt.

• Være et bindeledd mellom ekstern regnskapsfører, Business Controller og salgsavdelingen.

• Bidra til struktur og kontinuerlig forbedring av interne rutiner og prosesser.

• Ansvar for lønns- og personaladministrative oppgaver, herunder levere månedlig lønnsgrunnlag til ekstern regnskapsfører og følge opp andre relevante innrapporteringer.

• Utføre kvartalsvis RA-0182-rapportering.

• Støtte Business Controller ved behov.

Hva vi ser etter:

Dette må du ha

• Solid skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.

• En strukturert og nøyaktig arbeidsform, og evne til å følge opp detaljer over tid.

• Trygghet i å jobbe tett med ulike interne og eksterne systemer og kontaktflater.

Dette er fint å ha

• Erfaring med ERP-systemer (en klar fordel).

• Erfaring fra logistikk, vareflyt eller lagerstyring (et pluss).

Personlige egenskaper

Vi tror du trives tett på drift og systemer, og at du liker å skape oversikt og fremdrift. Du kjenner deg igjen i flere av punktene under:

• Du trives med høyt tempo og mange parallelle oppgaver, og prioriterer godt.

• Du tar eierskap, er selvgående og får ting i mål.

• Du har god systemforståelse og ser muligheter for å forenkle og forbedre rutiner.

• Du kommuniserer tydelig og samarbeider godt med både interne og eksterne.

Vi tilbyr:

Hos oss blir du en del av et innovativt arbeidsmiljø med flat struktur og korte beslutningsveier. Du får en variert arbeidshverdag med spennende kunder, partnere og kolleger over hele verden  og et stort rom for å påvirke hvordan vi jobber.

Det legges til rette for at du skal lære mye underveis. Samtidig verdsetter vi initiativ og forbedringsforslag, og ønsker at du bidrar med egne erfaringer og ideer. Vi har perioder med høyt tempo, og ser etter deg som trives med ansvar og fremdrift.

Hvorfor velge oss?

• Et svært godt arbeidsmiljø med bred kompetanse.

• Fleksible arbeidsløsninger og mulighet for hjemmekontor etter avtale.

• En variert arbeidshverdag med internasjonale kunder og partnere.

• Gode muligheter for faglig utvikling gjennom medlemskap i NiT.

• Konkurransedyktige betingelser med gode pensjons- og forsikringsordninger.

• Treningstilskudd og mulighet for trening i arbeidstiden.

• Moderne lokaler på Nyhavna Teknopark i Trondheim sentrum, med kantine, gratis parkering, sykkelgarasje og treningsmuligheter i umiddelbar nærhet.

Intervjuer gjennomføres fortløpende, så vi oppfordrer deg til å søke snarest dersom stillingen er av interesse.

Initial Force AS ble grunnlagt i 2006, og har i dag hovedkontor på Nyhavna Teknopark i Trondheim. Selskapet har ansatte på hovedkontoret i Trondheim, i tillegg til ansatte/konsulenter i USA og Brasil. 

Initial Force AS jobber primært med "Sports Performance Technology", og har merkevarene Swing Catalyst Golf, Swing Catalyst Baseball og Motion Catalyst. Kjente brukere inkluderer blant annet Olympiatoppen, NTNU og Tiger Woods. I tillegg har vi kunder blant mange av verdens beste golf trenere og spillere, samt de fleste av de profesjonelle baseball-lagene i USA (MLB).