Administrasjonssekretær for en viktig organisasjon på rusfeltet

IOGT jobber for at det skal være lett å ta rusfrie valg og vi har stor aktivitet rundt i hele landet gjennom aktiviteter for barn, familier, foreldre, mennesker med rusutfordringer og ungdom som sliter med livene sine. Vi er rundt 35 ansatte, 3200 medlemmer, hundrevis av frivillige og flere tusen deltakere. Det er mye som skjer og mye vi vil få til, og vi trenger deg som har evner til å holde i orden på både medlemmene våre og på kontoret. Du vil også ha ansvar for utsending av materiell og informasjon og være den som sørger for at sentralbordet besvares. Du vil også bistå oss i oppfølging av de ansatte gjennom timeføringssystemet og noe HR-arbeid. Som administrasjonssekretær vil du ha en sentral rolle i den daglige driften og være et viktig bindeledd mellom ansatte, frivillige og samarbeidspartnere. Stillingen er variert og gir stor mulighet for å påvirke og videreutvikle gode administrative rutiner.

Vi søker deg som trives med å jobbe både selvstendig og i team, er trygg og initiativrik, og som er bekvem i en rolle hvor du "holder i trådene" i noen prosesser. Stillingen krever god struktur, systematikk og evne til å holde oversikt over mange oppgaver og prosesser samtidig. Du bør ha god kjennskap til frivillige organisasjoner og trives med å snakke med mennesker.

Arbeidsoppgaver

Dine viktigste arbeidsoppgaver vil blant annet være:

• Ansvar for medlemsregister, inkludert kontingentoppfølging

• Bruk og oppfølging av HMS og HR-system (PlusOffice). Oversikt over ferie, permisjoner og fravær

• Oversikt og oppfølging av avtaler med leverandører og samarbeidspartnere

• Oversikt og orden i sykemeldinger og annet personalrelatert fravær

• Bidra i rekrutteringsprosesser (utlysninger, mottak av søknader, intervjuadministrasjon, kontraktssignering)

• Administrasjon og vedlikehold av arbeidsavtaler

• Postbehandling, arkivering og generell dokumenthåndtering

• Sentralbord og telefoni

I tillegg vil du ha en viktig praktisk og koordinerende rolle:

• Sørge for at kontor- og møtelokaler er ryddige, funksjonelle og innbydende

·       Onboarding av nye ansatte og frivillige (tilganger, utstyr, rutiner, introduksjon)

• Praktisk tilrettelegging av møter og arrangementer

• Administrere utleie av IOGT-huset

• Lagerhold av materiell og merc, inkludert bestilling og oversikt

• Utsendinger av materiell og informasjon

• Videreutvikling, strukturering og kvalitetssikring av administrative systemer for kampanjer, prosjekter og aktiviteter

• Bistå i oppdatering og vedlikehold av nettsider

• Andre oppgaver må påregnes
  

Kvalifikasjoner

•  Erfaring innen kontorarbeid

•  Erfaring med oppfølging av frivillige

• Erfaring fra frivillig arbeid eller frivillige organisasjoner.

•  Gode IKT kunnskaper og kompetanse vektlegges

• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne

• Du må kunne snakke og skrive norsk flytende

• Tilstrekkelige engelskkunnskaper 

• Personlig egnethet vektlegges

Personlige egenskaper

• Strukturert, målrettet og løsningsorientert

• Positiv innstilling og med stor arbeidskapasiet

• Gode samarbeidsevner og gode kommunikasjonsevner

• Ansvarsbevisst og sørvisinnstilt

• Trives med å snakke med alle typer mennesker over telefon

• Som ansatt i IOGT må du opptre lojalt mot organisasjonens formål og verdier

Vi tilbyr

•  et godt arbeidsmiljø i hyggelige lokaler sentralt i Oslo

•  varierte arbeidsoppgaver i en dynamisk stab

•  utviklingsmuligheter   

• kantineordning med sunne og rimelige måltider i fellesskap med et fagmiljø på tvers av organisasjoner i Torggata

• Lønn etter avtale og god pensjonsordning             

Er du interessert - ikke nøl - og søk.

Det er planlagt 1.gangsintervjuer 19. og 20.mars og 2.gangsintervjuer 23.mars.