Administrative Assistant

ABB er en ledende global teknologibedrift innen elektrifisering og automatisering, som muliggjør en mer bærekraftig og ressurseffektiv fremtid. Ved å koble sammen vår ekspertise innen ingeniørkunst og digitalisering, hjelper ABB industrien med å prestere på høyt nivå, samtidig som de blir mer effektive, produktive og bærekraftige – slik at de overgår forventningene. Hos ABB kaller vi dette ‘Engineered to Outrun’. 

Din rolle og oppgaver:

Vi styrker vårt administrative team for å støtte en voksende virksomhet. I denne rollen vil du overta for vår Executive Assistant som går av med pensjon. Som administrasjonsassistent vil du jobbe tett med Executive Assistant i en overgangsperiode, og deretter ta over ansvar for å støtte Business Operations Manager og internkommunikasjon. Rollen innebærer koordinering av aktiviteter, optimalisering av rutiner og bidrag til effektiv daglig drift på tvers av team. 

Arbeidsoppgaver omfatter:

• Assistere Business Operations Manager med forretningsrelaterte administrative oppgaver, som dokumenthåndtering, fakturaoppfølging, rapportering, SAP-godkjenninger og lignende. 

• Organisere og koordinere arrangementer for det europeiske lederteamet og lokale arrangementer i Skien, inkludert aktiviteter for medarbeiderengasjement (f.eks. sommerfest). 

• Organisere og støtte reiseplanlegging for Business Operations Manager og  lederteamet. 

• Koordinere besøk i Skien fra interne og eksterne besøk (f.eks. bestille møterom, catering osv.). 

• Kontaktpunkt for lokale leverandører knyttet til kantinetjenester, kontormøbler, rekvisita og lignende behov. 

• SAP-superbruker i ESS/MSS. 

• Støtte internkommunikasjon, inkludert kommunikasjon på fabrikk- og lokasjonsnivå. 

• Bidra til optimalisering og digitalisering av administrative prosesser og rutiner. 

• Systemgodkjenning av dokumentasjon (Best Praksis/prosedyrer). 

Kvalifikasjoner: 

• Utdanning eller arbeidserfaring innen administrasjon og/eller økonomi. 

• Erfaring med samarbeid og koordinering av møter og arrangementer. 

• Gode organisatoriske evner og systematisk arbeidsmetodikk. 

• Digital kompetanse og erfaring med Office 365, SharePoint og Teams. 

• Flytende i norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig. 

Stillingen er basert i Skien. Søknadsfrist: 15.08.25.

Dersom du har spørsmål om stillingen, vennligst kontakt Per Morten Ihler på telefon  +47 906 98 903.

Hos ABB får du ikke bare en jobb – du får en mulighet til å vokse. Vi legger stor vekt på personlig og faglig utvikling, og tilbyr et inkluderende og fleksibelt arbeidsmiljø hvor du kan trives. Vi tror at mangfold er nøkkelen til å skape innovative løsninger! 

Hos oss får du: 

• Muligheten til å jobbe i et internasjonalt selskap med spennende prosjekter. 

• Fokus på din personlige utvikling og karrieremuligheter. 

• Et samarbeidende arbeidsmiljø med vekt på samarbeid og mangfold. 

• Konkurransedyktig lønn, samt gode forsikrings- og pensjonsordninger. 

• Tilgang til treningsfasiliteter, bedriftsidrett og firmahytter. 

• Fleksible arbeidsordninger for å støtte balansen mellom jobb og fritid. 

ABB er en leverandør av kritisk infrastruktur. Personellsikkerhet er derfor viktig for ABB og våre kunder. I samarbeid med Meditor gjennomfører ABB i Norge bakgrunnssjekk av kandidater som får tilbud om ansettelse. Dette for å sikre etterlevelse av ABBs retningslinjer for rekruttering og personellsikkerhet, samt etterlevelse av lovkrav knyttet til handelssanksjoner. Kandidater vil bli bedt om å oppgi relevant informasjon.