Spennende vikariat på Oslo Børs!

Vi søker en dyktig og serviceorientert Executive Assistant i et vikariat med ønsket oppstart 1. juni. Rollen gir unik innsikt i det norske og europeiske finansmarkedet, og du vil bistå både Juridisk avdeling og Noteringsavdelingen på Oslo Børs. Stillingen innebærer også samarbeid med kolleger i Euronext-konsernet internasjonalt.  Lengden på vikariatet er satt til 10 måneder.

Ansvarsområder:  

Juridisk avdeling:  

• Administrativt arbeid knyttet til styret på Oslo Børs 

• Tilrettelegging for utbetaling av godtgjørelser (styrehonorar, klagenemd. ol.)

• Registreringer i Brønnøysundregistrene

• Organisering av høringsprosesser (eksterne og interne)

• Juridisk arkiv, hold oversikt i mappestruktur i vårt digitale lagringssystem SharePoint

• Tilrettelegging for diverse betalinger av innkommende fakturaen i Euronext sitt betalingssystem og behandling av nye leverandører

• Koordinere digital signering av dokumenter

• Dokumenthåndtering i Adobe Pro

• Oppfølging av diverse frister for gjøremål og aktiviteter knyttet til rollen som Executive Assistant til juridisk avdeling

Noteringsavdelingen:  

• Prosjektledelse for Vedtak og Uttalelser – børsens årlige publikasjon

• Bistå avdelingsleder med møter, kommunikasjon til utsendere og samarbeidspartnere, samt arkivering i SharePoint.

• Bistå Admission Sales med KYC/AML ved behov for å sikre nødvendige undersøkelser av nye kunder

• Fakturering, utvidelser mv.

• Oppfølging og tilrettelegging for avdelingens sosiale budsjetter og ellers andre event og arrangement som tilfaller teamet

• Tilrettelegging for diverse betalinger av innkommende fakturaer i Euronext sitt betalingssystem og behandling av nye leverandører

• Bistå avdelingsleder med diverse administrativ støtte, forefallende og generelle ad-hock oppgaver

Kvalifikasjoner:  

• Relevant utdanning, gjerne innen advokatsekretær, advokatassistent eller lignende

• Erfaring med lignende oppgaver og systemer er en fordel

• Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig

Vi tilbyr:  

• Et godt arbeidsmiljø med dyktige kolleger

• Spennende og varierte arbeidsoppgaver

• Konkurransedyktige betingelser, inkludert gode pensjons- og forsikringsordninger 

• En spennende jobb med muligheten til å være en del av det norske og europeiske finansmarkedet og utvikle kunnskap om dette  

• Gode utviklings- og karrieremuligheter innenfor Euronext-gruppen, nasjonalt og internasjonalt  

Oslo Børs was founded in 1819 and offers regulated markets for securities trading in Norway, and is world-leading in the energy, shipping and seafood sectors. Oslo Børs offers a full product range including equities, derivatives and fixed income instruments. Oslo Børs operates under statutory law and is subject to supervision by the Financial Supervisory Authority of Norway. In June 2019, Oslo Børs became part of the Euronext Group and is 100% owned by Euronext N.V.