Prosjektleder drift

Grünerløkka Flerbrukshus er et samdriftsprosjekt som består av Frisklivssentral, Frivilligsentral og senior tilbudene i Avdeling Helse og Mestring Bydel Grünerløkka.
Prosjektleder skal jobbe i Grünerløkka Flerbrukshus med ansvar for booking utleie, organisering, og kundeservice i lokalene.Oslo kommune har en målsetting om at flere av kommunens lokaler, skal være tilgjengelige, mer åpne og fylles med frivillig aktivitet. Prosjektleder med booking ansvar må ha utpreget service-innstilling, skal være støtte for kolleger i andre tjenester, ivareta lokal frivillighet, og gjester med å tilrettelegge for tilgang til kommunale lokaler i bydelen. Prosjektleder skal ha ansvar for rutiner for å sørge for at kommunale lokaler rommer både tjenester- og frivilligtilbud. Prosjektleder skal ha god oversikt over og rapportere på aktivitetsnivå på tjeneste- og frivilligtilbud (antall aktiviteter (for eksempel sjakkgruppe), hvilke tema/ interesser, antall deltagere). Dette gjøres ved bruk av It løsninger i Oslo Booking og Nyby.

For 2024 skal prosjektleder ha ansvaret forFlerbrukshus: Treningssal, tre samtalerom, Storstua (kafe), Salongen, Systua, Sløydrom, Peisestua, Møterom. Og bistå Fritidsklubbene med utlån/ utleie.

Arbeidsoppgaver

• Etablere rutiner for samarbeid med tjenester for å sikre at tjenestebehov er første prioritering
• Etablere rutiner for booking av lokaler (Oslo Booking) med krav til bruk av registrering av aktiviteten i felles IT løsning (Nyby).
• Søknad sendes inn 2 ganger årlig, 6 mnd. kontrakt, interesserte må søke på nytt for hver periode:
• Perioden 1.jan- 31.juli), Søknadsfristen er 1. november, Perioden 1.august- 31.des), Søknadsfristen er 1. juni
• Utvalg av leietakere blir gjennomført av en styringsgruppe sammensatt av Flerbrukshus brukere og ansatte
• Priser for utlån (med refusjonsordning), utleie til selvkost, utleie til markedspris
• I tillegg til søknader, Prosjektleder vil ha ansvar for løpende engangs booking forespørsler, kontinuerlig oppdatering av interne og eksterne booking i Oslo Booking.
• Ettersøke kunnskap og kjennskap om fasiliteter, gjeldende strategi og informasjons kilder til å kunne veilede kunder.
• Sørge for en service- og rutine kundeoppfølging inkluderte oppbevaring, ordens og trivelses rutiner er på plass i Flerbrukshuset, og de andre husene.
• Ansvar for nøkler, inngangskort, brann, avfallsrutiner og andre rutine oppfølging med gjester til Flerbrukshus.
• Variert arbeidets tid, kontinuerlig besøk/ oppmøte i de andre fasiliteter til gjeste møter, bidra til et positivt samarbeid mellom tjenester og fasilitetsansvarlig.
• Samarbeid med Frivilligsentralen for å sikre at nye aktivitetsansvarlig som booker plass i de fasiliteter får opplæring og oppfølging i Nyby av Frivilligsentral.
• Arbeidsplass i Helgesensgate 62, og ukentlig vakter med ansvar for Sentervakt i Helgesensgate 62. Dette vil innebære tidsbruk med gjester, bistå aktivitetsansvarlig, veilede nye gjester, oppmuntre stam gjester til å prøve noe nye aktiviteter, og bistå Kafeservice. Flerbrukshus i Helgesensgate 62 skal utvide sine åpningstider til mellom kl 9:00- kl 20:00.

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning og erfaring
  
• Erfaring fra lignende stilling og koordinering av lokaler til utleie
• Relevant erfaring og kjennskap til samarbeid mellom kommune og frivillighet
• Erfaring med publikumsrettede aktiviteter
• Erfaring med AV- utstyr, symaskin, snekker verktøy,
• Vi ønsker en person som er utpreget praktiker og som kan flytte og løfte utstyr/møbler

Personlige egenskaper

• Meget gode samarbeidsevner og relasjonelle evner
• Evne til å tenke helhetlig og arbeide på tvers av fagområder og nivåer
• Initiativrik, kreativ og løsningsorientert - med evne til å motivere og engasjere
• En organisator, iverksetter og gjennomfører
• Gode kommunikasjonsferdigheter, både muntlig og skriftlig
• Kunne overholde leveringsfrister og være punktlig
• Har evne til å jobbe effektiv og ta ansvar
• Vi ønsker en meget ryddig og strukturert person

Vi tilbyr

• 100 % et års prosjektstilling, med mulighet for forlengelse
  
• En spennende og fleksibel jobb i en utviklingsorientert bydel
  
• Godt arbeidsmiljø med engasjerte, faglig dyktige og hyggelige kollegaer
  
• Stor variasjon i oppgaver
• Samlokalisering med frisklivssentral og frivilligsentral
  
• Fleksibel arbeidstid
  
• Gode pensjons- og forsikringsvilkår