Har du lyst til å bli en del av teamet vårt?

Leger Uten Grenser søker etter medarbeider til en 50 % stilling som vil ha ansvar for daglig drift av resepsjonen på vårt hovedkontor i Oslo. Som resepsjonist er du vårt ansikt utad, og har i oppgave å ønske velkommen og ivareta gjester og feltarbeidere som kommer inn på brief før eller etter oppdrag. Stillingen inkluderer også administrative oppgaver, booking og støtte til ulike avdelinger på kontoret. Resepsjonen er en del av vår Internal Operations avdeling som har ansvaret for drift av kontoret.

Arbeidsoppgaver

• Resepsjons- og sentralbordansvar
• Holde orden i resepsjon og fellesområder
• Booking av flybilletter og overnatting, samarbeid med eksternt bookingbyrå
• Administrative oppgaver, blant annet innkjøp, varemottak, utsendelser og posthåndtering, godkjenning av fakturaer, og arkivering
• Oppdatere og sende ut relevant informasjon, nyheter og arrangementinvitasjoner på infoskjermer og intranet
• Sikkerhetsrunder for nyansatte (inkludert ansvar for nøkler og alarmsystem)
• Koordinere og tilrettelegge for møter og arrangementer i samarbeid med leder og/eller andre avdelinger
• Opplæring og oppfølging av resepsjonspraktikant
• Bidra til å minimere karbon- og avfallsavtrykket på kontorene i Norge, være en del av Green Team
• Bistå andre avdelinger med ulike oppgaver, være en go to person for kontoransatte og feltarbeidere
• Støtte til andre oppgaver på forespørsel, vil ofte bli involvert i prosjekter relatert til kontorlokalene eller IT
  
  Støtte til administrative oppgaver for HR Felt-avdelingen:
• Administrative oppgaver i forbindelse med utreise for feltarbeidere (booking av fly, koordinere briefer og debriefer, visumsøknader)
• Støtte til arrangementer og kurs i forbindelse med opplæring og utvikling av feltarbeidere

Kvalifikasjoner og egenskaper

• Erfaring fra lignende stillinger innen resepsjon, booking eller administrasjon, og gjerne fra serviceyrket
• Utdanning innen kontor/administrasjon (relevant arbeidserfaring kan kompensere for dette)
• Flytende norsk og engelsk både skriftlig og muntlig (level B2), og gode kommunikasjonsevner
• God kjennskap til Office 365, herunder Teams og Sharepoint. Generelt god systemforståelse
• Organisert, strukturert og effektiv
• Serviceinnstilt, praktisk og fleksibel, trives med varierte oppgaver
• Løsningsorientert, og evne til å jobbe selvstendig, være proaktiv og ta initiativ
• Evne til å håndtere stress, prioritere, og trives i en hverdag der oppgaver og behov kan endres raskt
  

Vi tilbyr

• Et dynamisk og internasjonalt arbeidsmiljø
• Lønn i henhold til Leger Uten Grensers lønnspolicy, årlig NOK 243 840-264 375, avhengig av erfaring
• Ønsket startdato: snarest / etter avtale
• Hovedarbeidssted: Hausmannsgate 6, Oslo
• Kontraktstype: Fast 50%
• Arbeidstid 08:30-16:30, 2.5 dager i uken

Dersom du har spørsmål angående stillingen kan du gjerne ta kontakt med Facilities Manager, Kristine Vinje på e-post: kristine.vinje@legerutengrenser.no

Hos Leger Uten Grenser verdsetter vi mangfold og tilstreber et inkluderende og tilrettelagt arbeidsmiljø. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss, uavhengig av etnisk, nasjonal eller kulturell bakgrunn, alder, kjønn, seksuell legning, religiøs tilhørighet, funksjonshemming, eller andre identitetsaspekter.

Leger Uten Grenser er en nøytral og uavhengig medisinsk nødshjelpeorganisasjon som redder liv og lindrer nød. Vi hjelper de som trenger det mest - uansett hvem, uansett hvor, uansett hvorfor. Leger Uten Grenser har prosjekter i flere enn 75 land og sender feltarbeidere fra Norge på rundt 100 oppdrag hvert år. Leger Uten Grenser gir nødhjelp til mennesker i krig, kriser og katastrofer og andre som ikke har tilgang til grunnleggende helsetjenester. Vi varsler om overgrep og glemte kriser - fordi færre dør når flere vet.