Arkivkonsulent

Arkivkonsulent

Om stillingen

Malvik kommune og arkivtjenesten er i stadig utvikling og oppgavene vil være varierte og utfordrende.
Viktige oppgaver og ansvarsområder er knyttet til arkivforvaltningen i Malvik kommune, og består av blant annet av oppgaver innen postbehandling, journalføring, kvalitetssikring og offentlig journal. Avdelingen har systemansvaret for sak og arkivsystemet Elements og vi gir opplæring, brukerstøtte og veiledning til ansatte. 

Du vil bidra i utviklingsprosjekter,  implementering av nye innovative arbeidsprosesser samt få muligheten til å lede prosjekter vi har ansvar for.

Vi har som mål å gå fra analogt datadrevet til digitalt datadrevet i tråd med overordnede digitale strategier og vår egen digitale strategi.
Arkivtjenesten i Malvik kommune er en del av avdeling servicetorget.

Arbeidsoppgaver

• Daglige driftsoppgaver, for eksempel skanning, journalføring, kvalitetssikring, behandle innsynsforespørsler og offentlig journal 
• Brukersupport til ledere og saksbehandlere i Malvik kommune
• Bidra aktivt i å videreutvikle, kvalitetssikre og implementere rutiner og arbeidsprosesser
• Holde kurs for saksbehandlere og ledere i bruk av sak-arkivsystemet Elements, både fysisk og digitalt
• Følge opp dokumentfangst/integrasjon mot fagsystemer, samt tilrettelegge for aktiv bruk av sak-arkivsystemet
• Håndtering av digitalt skapt arkiv, samt fysisk arkiv
• Bidra når det er nødvendig i førstelinja ved servicetorget

Kvalifikasjonskrav

• Relevant høyere utdanning fra universitet eller høgskole, fortrinnsvis innen arkiv- og informasjonsforvaltning, eventuelt annen relevant utdanning. Lang og relevant arbeidserfaring kan kompensere for utdanningskravet.
• Erfaring fra offentlig forvaltning og relevante lovverk (arkivlov, offentlighetslov og forvaltningslov)
• Inngående IKT-forståelse innen dokumentforvaltning og kjennskap til dokumentforvalterens utfordringer med komplekse fagsystemer, lovverk og mennesker.
• Erfaring fra bruk av Elements eller tilsvarende system 
• Gode norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig

Personlige egenskaper

• Har gode samarbeidsevner, initiativrik og selvgående 
• Er kvalitetsbevisst, nøyaktig, systematisk og strukturert 
• Stor arbeidskapasitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
• Faglig engasjert, motivert og med god formidlingsevne
• Er opptatt av å dele kompetanse og erfaring med kollegaer
• Serviceinnstilt , imøtekommende og bidrar positivt i arbeidsmiljøet

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

For nærmere opplysninger om, kontakt:

• Lise Marthe Guldsten, Avdelingsleder Servicetorget
  Mobil: 976 85 660
  E-post: lise-marthe.guldsten@malvik.kommune.no

• Heidi Kjørsvik, Arkivleder
  Mobil: 992 36 607
  E-post: heidi.kjorsvik@malvik.kommune.no

Vi jobber for likestilling og mangfold

Vi mener at inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være tekniske hjelpemidler, tilpasning av møbler og eller endring av rutiner, arbeidsoppgaver og arbeidstid.

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, vil vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Vi oppfordrer søkere til å krysse av i jobbportalen dersom de har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle offentlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.

Vi tilbyr

• En stilling der du får jobbe med varierte problemstillinger i et tverrfaglig miljø
• Lønn i henhold til avtaleverk, gode pensjons- og forsikringsvilkår
• Som ansatt vil du få en av Norges sikreste pensjonsordninger, offentlig tjenestepensjon, som er en livslang ytelse. Pensjonen inkluderer også uføre- og etterlattepensjon hvis noe uventet skulle skje.

Godt arbeidsmiljø med basis i våre verdier: åpen - nyskapende - samhandlende