Administrative Officer

Vil du være med og sikre god flyt i arbeidshverdagen?

Vi vokser som organisasjon og søker nå en midlertidig administrativ støttefunksjon for snarlig tiltredelse.

Som Administrative Officer får du en operativ og støtteorientert rolle, og blir et viktig bindeledd for å sikre at kontoret og organisasjonen fungerer godt i det daglige, i tett samarbeid med kollegaer i sekretariatet. Stillingen passer for deg som trives med varierte administrative og praktiske oppgaver, liker å hjelpe andre og motiveres av å bidra til orden og god arbeidsflyt i hverdagen.

Stillingen er et engasjement i 40 % i 6 måneder. Arbeidstid vil være dagtid mandag - fredag. Vi er fleksible når det gjelder organisering av arbeidstiden, og denne avtales nærmere i dialog med den som ansettes.

Arbeidsoppgaver

Administrativ støtte og kontordrift

• Generell kontorbistand og praktisk tilrettelegging i kontormiljøet
• Forberedelse og praktisk bistand ved interne og eksterne møter, arrangementer og sosiale tiltak
• Oppfølging av praktiske forhold og dialog med leverandører og samarbeidspartnere
• Innkjøp av kontorrekvisita, forbruksmateriell mv.
• Bidra til å holde fellesområder og lager i orden

Medlems- og e-posthåndtering

• Svare på forespørsler til AECOs felles e‑postinnboks
• Bistå med medlemsrelaterte administrative oppgaver (kontaktlister, registre og enkle oppdateringer)

Andre oppgaver kan tillegges stillingen basert på behov, kompetanse og erfaring.

Faglige kvalifikasjoner

• Utdanning innen administrasjon, service, kontorfag, logistikk, reiseliv, event eller tilsvarende (relevant erfaring kan kompensere for utdanning)
• Har erfaring fra eller interesse for administrativt arbeid, kontordrift eller servicefunksjoner
• Gode digitale ferdigheter og kjennskap til Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Gode muntlige og skriftlige ferdigheter i engelsk og ett skandinavisk språk. Vårt arbeidsspråk er engelsk.

Personlige egenskaper

• Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
• Serviceinnstiltog imøtekommende
• Strukturert, pålitelig og ansvarsbevisst
• Praktisk anlagt og løsningsorientert
• God gjennomføringsevne

Vi tilbyr

• En variert og meningsfull rolle i en internasjonalt anerkjent organisasjon med ansvar for bærekraftig og ansvarlig ekspedisjonscruiseturisme i Arktis
• Et inkluderende og samarbeidsorientert arbeidsmiljø, med engasjerte kolleger fra ulike fagfelt, kulturer og bakgrunner
• Konkurransedyktig lønn, samt gode forsikrings- og pensjonsordninger, inkludert helseforsikring
• Tilgang til bedriftshelsetjeneste
• Fleksibel arbeidstid
• Moderne og innbydende kontorlokaler midt i Tromsø sentrum

Arbeidssted
Hovedkontoret i Tromsø, Norge.

Nysgjerrig på å vite mer?
På aeco.no kan du lese mer om vårt arbeid og få innblikk i hvordan det er å jobbe i AECO.

Association of Arctic Expedition Cruise Operators (AECO) er en internasjonal medlemsorganisasjon som arbeider for å sikre at ekspedisjonscruise-turisme i Arktis skaper positiv verdi for regionene den besøker, samtidig som vi beskytter naturen og kulturarven, understøtter lokalsamfunn og ivaretar sikkerheten i cruiseoperasjonene.

AECO er anerkjent som en ansvarlig og pålitelig stemme i bransjen. Vi arbeider tett med myndigheter og andre interessenter for å utforme retningslinjer, sette standarder og fremme beste praksis for bærekraftig turisme i Arktis.

Sammen med rundt 80 internasjonale medlemmer utvikler vi standarder og verktøy som sikrer ansvarlige operasjoner på Svalbard, Grønland, Island og i arktisk Canada. Vårt sekretariat består av dedikerte fagpersoner og de fleste arbeider ved vårt hovedkontor i Tromsø, Norge.