Bergen Assembly søker en dyktig og engasjert medarbeider til sitt kjerne-team.

ADMINISTRASJONSKOORDINATOR (60 - 80 %)

Bergen Assembly ønsker å ansette en administrasjonskoordinator i 60 - 80 % deltidsstilling med tiltredelse snarest mulig. Administrasjonskoordinator vil ha en svært sentral plass i vårt kjerne-team frem mot og under Bergen Assemblys femte utgave i 2025.

Administrasjonskoordinator samarbeider tett med og bistår direktør i organisatorisk arbeid og drift. Administrasjonskoordinator strukturerer, organiserer og opprettholder informasjonsflyt, og utvikler og vedlikeholder interne rutiner for tidslinjer og budsjetter i tett samarbeid med direktør. Stillingen innebærer ansvar for kontering av utgifter og godkjenning av fakturaer, samt tilsyn med organisasjonens programvare, digitale arkiv og vårt fysiske arkiv i kontorlokalet.

Administrasjonskoordinator organiserer og har sin faste arbeidsplass i Bergen Assemblys nye lokale på gateplan i Halfdan Kjerulfs gate 4, med tre faste arbeidsdager ukentlig. Stillingen innebærer nært samarbeid med direktør og kjerne-team, samt kunstnere, teoretikere, kuratorer og andre kulturutøvere og institusjoner. Bergen Assembly har et lite kjerne-team, og alle ansatte bidrar til varierte og prosjektorienterte oppgaver, eksempelvis knyttet til arrangementer, åpninger og kunstnerbesøk.

Administrasjonskoordinator må være bosatt i Bergen og må ha utmerket skriftlig og muntlig norsk og engelsk. Administrasjonskoordinator må kunne kommunisere ubesværet både muntlig og skriftlig i begge språk.

HOVEDANSVAR INKLUDERER

• bistå direktør med drift og organisatorisk arbeid

• godkjenne fakturaer og kontere utgifter i regnskapssystemet

• koordinere lønnskjøring med regnskapsfører

• organisere kontor, arkiv og lager og kalender

• være kontaktpunkt for samarbeidspartnere og kunstnere i organisatoriske spørsmål

• følge opp og oppdatere det overordnede prosjektbudsjettet og prosjekttidslinjen i samarbeid med prosjektkoordinatorer og bidragsytere

• vedlikeholde rutiner for driftsutgifter og driftsregnskap, samt ferdigstille årsregnskap

• oppdatere og aktualisere drifts- og prosjektbudsjetter

• overordnet HR og HMS arbeid, årlig internkontroll

OPPGAVER INKLUDERER

• håndtering av fakturaer og utgifter for kunstnere, styremedlemmer og bidragsytere

• samle inn lønnsgrunnlag månedlig

• bestilling av reiser og overnatting

• vedlikehold av kontaktlister

• oppfølging av pensjonsavtale og personalforsikring

• administrasjon av e-post- og dropbox-kontoer, så vel som andre digitale verktøy og arkiver

• administrativt arbeid rundt publikasjoner

• arkivering av foto- og videodokumentasjon

• arbeid med søknader, rapportering og årsregnskap

• bistå direktør med forberedelse til møter og med sakspapirer

KVALIFIKASJONER

Relevant utdanning på universitetsnivå eller arbeidserfaring vil vektlegges, gode søkere med annen erfaring vil også vurderes. Personlig egnethet vektlegges.

• utmerkede planleggings- og kommunikasjonsevner, evne til å administrere ulike online- og offline-delingsplattformer

• påviselige ferdigheter i bruk av microsoft office suite

• erfaring med budsjettstyring

• utmerkede kommunikasjonsevner, skriftlige og muntlige, på norsk og engelsk

• detaljorientert arbeidsmåte

• rolig i hektiske arbeidsperioder

• påvist evne til å jobbe som en del av et team, så vel som på eget initiativ

• påvist evne til å overholde stramme tidsfrister

• engasjement for likhet og mangfold

Stillingen vil tidvis kreve helge- og kveldsarbeid.

Bergen Assembly tilbyr en spennende og utfordrende stilling i et kreativt og internasjonalt arbeidsmiljø. Vi er opptatt av mangfold, og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke uansett alder, kjønn, og kulturell bakgrunn.

—Søknadsfrist 17. april 2023.

—Intervjuer avholdes i slutten av april.

—Potensielle annengangsintervjuer avholdes etter avtale.

—Tiltredelse snarest mulig.

—Søknad og CV med referanser leveres digitalt til christine [at] bergenassembly.no

—Kontakt Christine Olsen, christine [at] bergenassembly.no / +47 928 40 590 ved eventuelle spørsmål