Vi søker faglig ansvarlig for arkiv og dokumenthåndtering i 100 % stilling

Diakonhjemmet er en diakonal stiftelse som driver virksomheter innenfor helse, omsorg og utdanning. Disse er organisert som egne selskaper; Diakonhjemmet sykehus, Diakonhjemmet Omsorg og VID vitenskapelige høgskole.

Stiftelsens administrasjon og Diakonhjemmet Omsorg AS har nylig innført sak-arkivsystemet Public 360 som verktøy for saksbehandling og arkivering. I tillegg er Office 365 og Teams tatt i bruk som verktøy i saksbehandling og samhandling om viktige saker og dokumenter på tvers av virksomhetene internt i organisasjonen og organisasjonene.

Arkivleder er faglig ansvarlig for området arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, inkl. systemadministrasjon og daglige driftsoppgaver innenfor dokumenthåndtering i både Stiftelsen Diakonhjemmet og i Diakonhjemmet Omsorg.

Stiftelsen Diakonhjemmets administrasjon er en relativt liten organisasjon med ca 30 ansatte. Diakonhjemmet Omsorg har ca 800 ansatte innenfor oppvekst og eldreomsorg.

Har du lyst til å bli med på laget?

Ansvar og oppgaver

• Fagansvarlig for arkiv- og dokumenthåndtering, herunder ivareta og delta i daglige driftsoppgaver som posthåndtering, journalføring, kvalitetssikring, registrering og arkivering
• Systemadministrator for virksomhetenes sak- og arkivsystem inkl. vedlikehold og videreutvikling i samarbeid med ekstern systemleverandør og virksomhetens IT-avdeling
• Ansvarlig for videreutvikling og vedlikehold av arbeidsprosesser, rutiner og styrende dokumenter og arkivplan, samarbeid om grenseområder mot andre systemer for kommunikasjon og saksbehandling i organisasjonen, som for eksempel O365/Teams m.m.
• Sikre god implementering av virksomhetens sak- og arkivsystem i hele organisasjonen, samt utvikling av opplæringsmateriell
• Være aktiv pådriver for nye løsninger som bidrar til effektivisering og nytenking
• Delta i prosjekt som gjelder innkjøp og implementering av nye eller eksisterende system / oppgraderinger ved behov
• Delta i prosjekt innenfor eget fagområde ved behov
• Arkivfaglig rådgivning og bistand til andre enheter i virksomheten
• Opplæring og brukerstøtte

Vi ser etter deg som har

• Minimum bachelorutdanning innenfor arkiv, informasjonsforvaltning og informasjonssikkerhet eller annen relevant utdanning. Særlig relevant erfaring fra arkivfaget eller ledelse av arkiv, kombinert med annen høyere utdanning, kan kompensere for utdanningskravet.
• Høy digital kompetanse og forståelse
• Solid kunnskap og erfaring fra elektronisk arkiv og dokumenthåndtering
• God innsikt i gjeldende regelverk for arkivområdet og oversikt over annet relevant lov- og regelverk
• Kompetanse i bruk av Public 360, Teams og andre Microsoft-applikasjoner
• God muntlig og skriftlig framstillingsevne både på norsk og engelsk

Og som medarbeider er du

• Målrettet, systematisk og nøyaktig,
• Selvstendig og effektiv
• Løsningsorientert, fleksibel og lojal
• Har høy arbeidskapasitet og evne til å prioritere og variere mellom oppgaver i en hektisk arbeidshverdag
• Liker å arbeide på tvers av organisatoriske skillelinjer og fagområder og har gode kommunikasjons- og samhandlingsevner
• Serviceinnstilt og gode samarbeidsevner
• Kan planlegge og lede utviklingsprosjekt og prosesser
• Motivert for, og har evne til å gå inn i nye arbeidsoppgaver og tilegne deg ny kunnskap
• Personlig egnethet vektlegges

Vi tilbyr

• Varierte og selvstendige oppgaver og en fleksibel arbeidshverdag
• Samarbeid med dyktige og utviklingsorienterte fagfolk og kollegaer
• Et utfordrende og interessant fag- og arbeidsmiljø i en meningsfylt virksomhet med inkluderende og diakonal profil
• Fleksibel arbeidstidsordning, gode pensjons- og forsikringsordninger
• Lønn etter gjeldende tariffavtale

Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av alder, kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn.